IIZI kogemus hübriidtöö keskkonnas: väljakutsed ja võimalused

Kaugtöö on tõusnud tavapäraseks osaks tänases töökultuuris, kuid selle toimimine nõuab panustamist uuenduslikesse lähenemisviisidesse ja läbimõeldud lahendustesse.

Sisse juurutatud kontseptsioon juba 2015. aastast

Kui paljud ettevõtted pidid avastama kaugtöö võimalused nö kohustuslikus korras pandeemia tõttu, siis oli meil juba toimiv tehnoloogiline võimekus pakkuda hübriidtööd oluliselt varem. „Kui 2015. aastal oli kindla töölaua taga kontoris viibimine pigem normaalsus, siis pea 10 aastaga on olukord märgatavalt muutunud,“ kommenteerib IIZI tugi-ja finantsüksuse juht Kaido Kepp.

Nähtamatud kaugtöö väljakutsed

„Viirus pani meid silmitsi seisma erinevate väljakutsega – kuidas tagada uute inimeste sujuv integreerumine IIZI tiimi? Kuidas toimib efektiivne koostöö, kui kõik on eemal? Kuidas stimuleerida innovatsiooni ja genereerida ideid kaugtöö kontekstis? Milline on juhi uus roll?“ võtab IIZI tugi-ja finantsüksuse juht väljakutsed kokku.

Leidsime nende küsimuste lahendamiseks erinevaid praktilisi viise, mis meie, üle 100-liikmelise tiimi, osas toimivad. Peamine on hoida tasakaalu paindlikkuse ja meeskonna ühtsuse vahel.

Kaugtöö peamiseks valukohaks kommunikatsioon

Meie ettevõttes on ajas üha olulisemaks saanud regulaarsed tiimikoosolekud ning ühislõunad, samuti on info liikumise alustalaks ettevõtteülene igakuine infotund. Järjepideva suhtlusega tugevdame ühtekuuluvustunnet ning toetame meeskonnatööd, mis omakorda võimaldab ühiseid eesmärke saavutada. „Keegi ei tohiks ettevõttes toimuvast kõrvale jääda. Koosolekutest jääb maha jälg, et tagada minimaalne info kõigile iizikatele ja praktika näitab, et järelvaatamist kasutatakse,“ lisab Kepp.

Võti peitub läbipaistvuses

Kaugtööd toetava suhtlusprotsessi jaoks rakendame erinevaid mängureegleid. Näiteks kasutame avalikku kalendri-ja meiliplatvormi, kuhu tuleb endaga seonduv info märkida. Näeme, kas kolleeg viibib füüsiliselt kontoris, teeb tööd mujal või on mingil põhjusel ajutiselt töölt eemal – tagame nii läbipaistvuse meeskonnas ja lihtsustame suhtlust.

Väärtustame positiivset töökultuuri külmadele faktidele

Viime regulaarselt läbi küsitlusi, mille põhiidee on mõista, kuidas suhtutakse oma töösse ja töökeskkonda. „Me ei küsi fakte, sest tunded väljenduvad meeskonnasiseses- ja vahelises koostöös ning seejärel ka äritulemustes,“ rõhutab IIZI tugi-ja finantsüksuse juht. Hea on nentida, et tulemused on head sõltumata töö kohast.

Uus kolleeg peaks end juba stardipakul hästi tundma

Hübriidtöö kontekstis on uute kolleegide sisse elamine ja täisväärtuslikuks tiimiliikmeks saamise protsess omamoodi väljakutse. Uus inimene peaks end juba stardipakul hästi tundma ja selleks, et ettevõtte eesmärkide saavutamisse panustada, tuleb uusi kolleege toetada sõltumata nende asukohast. Suurt rolli mängib IIZI virtuaalne koolituskeskkond, kust leiab koolitusi nii ettevõtte üldtutvustuse ja ajaloo ja kindlustuse ABC kohta, kuid käsitleme ka spetsiifilisemaid teemasid. „Lisaks kasutame mentorlusprogrammi, kus igal uuel töötajal on oma mentor, kes teda IIZI rajal juhendab ja suuna kätte näitab,“ kommenteerib Kepp.

Kui küsitleda sel aastal IIZI-ga liitujatelt tagasisidet, siis tuuakse välja just mentori olemasolu ja ühisürituste olulisust, sest need aitavad sujuvalt sisse elada. Kui IIZI pikaaegsed töötajad võrdlevad aastatetagust ja nüüdset töökorraldust, siis positiivsena tuuakse välja peamiselt vabadust, kuid hinnatakse ka vahetut suhtlust kontoris.

Ühtekuuluvustunde tõstmine IIZI spordiaasta väljakutsetega

Toimiva hübriidtöö olulised nurgakivid on vabadus, usaldus ja paindlikkus, mida toetab eelkõige tugev tiimitunne. Selle tunde hoidmiseks ja kasvatamiseks viime igakuiselt läbi erinevaid tegevusi, kus osalevad kõik üksused tervikuna või 4-liikmeliste tiimidena. „Eelistame kindlasti kolleegide isiklikke kogemusi ja juhul, kui väljakutse läbiviijaks ja tutvustajaks saab olla keegi meie tiimist, siis on sellel oluliselt suurem väärtus,“ märgib IIZI tugi-ja finantsüksuse juht. Saime mullu käe valgeks nii jäistel aladel nagu hoki ja kurling kui ka IIZI juristi Kaido Troppi juhendamisel lasketiirus. IIZI iga-aastasel tunnustamisel valiti just see ürituste sari ülekaalukalt „aasta teoks,“ mida kirjeldati kui uut hingamist, tugeva ühtekuuluvustunde tõstmise aktsiooni aga saame kindlalt väita, et sportlikud väljakutsed on toonud kontorisse oma tiimiga kokku need, kes muidu koduseinu eelistaksid.

Ühiseid traditsioonilisi ettevõtmisi on veel, kuid iga-aastane oodatuim üritus on läbi aastate kõrge osalusprotsendiga IIZI uusaasta pidu. Ürituse eesmärgiks on eelnev aasta kokku võtta ja kolleege tunnustada. Tagasiside ja kiitus antakse kolleegilt kolleegile ja tulemused põhinevad antud häältel ja kommentaaridel. Selleks, et positiivset sõnumit laiemalt jagada, toome välja nominendid, premeerime võitjaid aga ka kostitame heade sõnadega kõiki, kes kolleegide poolt märgatud said.

Füüsilise kontori eelised jäävad

Kaugkontori negatiivne külg on kindlasti reaalsest töökeskonnast eemal olemine, sest mujal töötades ei saa osa spotaansetest vestlustest, ideede genereerimisest, puudu võib jääda tagasisidest, samuti ei ole võimalust tajuda vahetuid emotsioone. Hübriidtöö nähtamatuks pooleks võib olla töötaja vaimse tervise olukord. Usaldus ja mugavus võib tekitada vastupidise efekti – ollakse üksi, loetakse e-kirjast välja infot, mida seal tegelikkuses ei eksisteeri ja ei saada osa meeskondatundest.

Me kõik õpime ning praktikas tähendab hübriidtöö ka juhtidele uut lähenemist, mistõttu viisime 2023. aastal läbi hajusmeeskondade juhtimise koolituse. Kaugtöö kontekstis on oluline vältida juhtimisprobleeme ja pakkuda usaldust, selget struktuuri, suhtlust, motiveerimist ja tagasisidestamist.